在檔案庫房中，設(shè)備是檔案保管的必要工具，是檔案安全保管必不可少的保障條件。檔案保管的設(shè)備，就是指具有固定價(jià)值的一些機(jī)械、器具、儀器、儀表等技術(shù)設(shè)施。

在日常的工作中，檔案管理人員應(yīng)全面認(rèn)識(shí)并正確使用各種設(shè)備，以保證檔案的安全。

在檔案的日常存放中，環(huán)境的溫濕度直接影響著檔案的壽命，而環(huán)境的溫濕度會(huì)隨著地域、氣候、季節(jié)的不同而不同。每一種檔案的保管，都有固定的溫濕度要求。溫度過高，載體原有水份蒸發(fā)，檔案會(huì)干燥發(fā)脆、變色發(fā)黃，耐折程度降低。濕度過大，檔案載體會(huì)生霉和繁殖其他有害生物。因此，就需要溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備來保證檔案庫房中達(dá)到適宜的溫度，并通過檢測(cè)設(shè)備來進(jìn)行檢測(cè)。

常見的設(shè)備有空調(diào)裝置、新風(fēng)機(jī)、加濕機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度檢測(cè)裝置、空氣質(zhì)量檢測(cè)裝置等。

人們常說，水火無情，火是威脅檔案安全保管的重要因素之一。在消防設(shè)施中，火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和自動(dòng)滅火系統(tǒng)是保障檔案庫房消防安全最有效的設(shè)施，無論是探測(cè)火災(zāi)還是撲救火災(zāi)，都能起到關(guān)鍵作用。要對(duì)這些設(shè)施設(shè)備定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保完好有效，能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮其功效。并且根據(jù)所使用的滅火劑不同，所設(shè)置的自動(dòng)化程度也不同。

而且防火設(shè)備也是有很多種類型的，檔案庫房也要根據(jù)檔案的特點(diǎn)來選擇相對(duì)應(yīng)的設(shè)備。

常見的設(shè)備有火災(zāi)探測(cè)器、消防報(bào)警滅火控制器、氣體滅火裝置等。

安防設(shè)備是智慧檔案庫房建設(shè)中安全體系的重要組成部分，能夠有效防范安全隱患發(fā)生，降低危害檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)威脅程度，一般設(shè)立人防、物防、技防“三位一體”的安防體系，即人力防范、物力防范和技術(shù)防范，實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案實(shí)體、電子信息網(wǎng)絡(luò)、人員環(huán)境等要素的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警防控。主要包括門禁、智能監(jiān)控、紅外雙鑒報(bào)警器、智能驅(qū)鼠器、多功能漏水報(bào)警器等。

檔案庫房中的照明與其他場(chǎng)所的照明要求不同，為了減少對(duì)檔案的損壞，檔案庫房中的照明亮度不需要太高，且光線要控制在對(duì)檔案沒有損害或損害很少。

根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）要求，檔案庫房內(nèi)應(yīng)防止日光直接攝入，避免紫外線對(duì)檔案的危害。比如白熾燈或燈管表面經(jīng)過防紫外線處理的日光燈，人進(jìn)燈開，人出燈關(guān)的自動(dòng)控制不僅節(jié)能而且有助于檔案的安全保管。

常見的設(shè)備有智能光感探測(cè)器、智能燈光控制器等。

檔案保護(hù)與修復(fù)設(shè)備設(shè)備分為兩種，一是為了保護(hù)檔案原件，而將其遷移到其他載體過程中所需的設(shè)備，比如高速掃描儀，縮微拍照設(shè)備等；二是對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)的必須設(shè)備，比如字跡顯示儀、檔案修裱機(jī)等。

檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否健全是檔案庫房建設(shè)的重要環(huán)境，直接影響檔案資源建設(shè)、檔案保管和檔案利用工作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案保管設(shè)備的種類更加豐富多樣，更具現(xiàn)代化與專業(yè)化，為檔案的安全保管提供強(qiáng)有力的支持。

常見的設(shè)備有密集架（手動(dòng)/智能），五節(jié)檔案柜，防磁柜、底圖柜等。

《檔案館工作通則（國檔發(fā)〔1983〕14號(hào)）》要求檔案庫房必須堅(jiān)固實(shí)用，并應(yīng)具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施；第13號(hào)國家檔案局令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。

根據(jù)檔案庫房“九防”設(shè)備的建設(shè)要求，做出以下分析：

檔案密集架是一種專門用于存放檔案、圖書、文件等物品的收納容器。具有防止被損壞、存取方便、提升空間利用率等特點(diǎn)，是辦公室、圖書館、檔案室及企業(yè)單位等多種場(chǎng)所必備的收納容器。

檔案密集架的種類很多，其中最常見的有：木質(zhì)檔案密集架、塑料檔案密集架、鋼結(jié)構(gòu)檔案密集架等，每種檔案密集架都具有其獨(dú)特的特點(diǎn)，在選擇使用時(shí)需要根據(jù)實(shí)際情況選擇最合適的檔案密集架。

木質(zhì)檔案密集架具有結(jié)構(gòu)穩(wěn)固、美觀大方、質(zhì)地細(xì)膩等優(yōu)點(diǎn)，其特點(diǎn)是外觀美觀，可根據(jù)不同室內(nèi)裝飾風(fēng)格選擇合適的木質(zhì)檔案密集架，增添室內(nèi)裝飾檔次，但不耐腐蝕、潮濕、防蟲效果差。

塑料檔案密集架具有結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、價(jià)格低廉、質(zhì)地輕便等優(yōu)點(diǎn)，其特點(diǎn)是輕便簡(jiǎn)單，可抵抗潮濕環(huán)境，耐腐蝕，可長期保持檔案完整，但耐用性較差。

鋼結(jié)構(gòu)檔案密集架具有結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、質(zhì)地強(qiáng)韌、價(jià)格實(shí)惠、耐用性好、抗腐蝕、抗潮濕等優(yōu)點(diǎn)，其特點(diǎn)是耐用性強(qiáng)，可抵抗極端高溫，抗壓能力強(qiáng)，可滿足不同需求，是最常用的檔案密集架，適用于絕大部分場(chǎng)景，也是眾多企業(yè)的選擇。

檔案密集架的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)有：

（1）柜體：柜體分為二柱式、箱式、全封閉式結(jié)構(gòu)，滿足不同人群的需求。

（2）地軌：地柜采用冷拉方鋼和冷軋鋼焊接組成，具有質(zhì)地堅(jiān)固、耐用性強(qiáng)的特點(diǎn)；

（3）抽屜：用于存放檔案，一般由金屬或木質(zhì)材料制成，具有質(zhì)地細(xì)膩、耐用性強(qiáng)的特點(diǎn)；

（4）手柄：手柄可選用方向盤和折疊式手柄，標(biāo)準(zhǔn)6層，每層承重80KG，具有質(zhì)地耐用、使用方便的特點(diǎn)；

（5）制動(dòng)：標(biāo)配閃電鎖，可定制密碼鎖，用于鎖定抽屜，一般由金屬或塑料材料制成，具有質(zhì)地耐用、安全可靠的特點(diǎn)。

檔案密集架的優(yōu)點(diǎn)有：

（1）節(jié)省時(shí)間，提升效率。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案架，使用密集架存儲(chǔ)查詢檔案更加方便，可以很輕松的就能夠找到你想要的檔案資料，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

（2）檔案密集架對(duì)空間的要求小。密集架采用層次結(jié)構(gòu)，每個(gè)層次可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，同時(shí)每個(gè)層次銜接緊密，不浪費(fèi)密集架的寶貴空間，因此密集架保存量非常大。小小的一個(gè)區(qū)域就能存儲(chǔ)大量的檔案，充分提高辦公區(qū)域的利用率。

（3）密集架能夠很好地適應(yīng)各種空間環(huán)境。每一列架構(gòu)都由底盤、雙柱、擱板及支撐板、頂板、護(hù)板、傳動(dòng)機(jī)構(gòu)、導(dǎo)軌等部分組成。底部有防鼠裝置，擱板下面帶防蟲裝置。因此密集架是具有防潮、防濕、防塵、防鼠、防蟲等功能。

檔案密集架的缺點(diǎn)有：

（1）重量較重：檔案密集架重量較重，安裝和搬運(yùn)需要專業(yè)技術(shù)；

（2）安裝復(fù)雜：檔案密集架安裝復(fù)雜，需要專業(yè)工具和技術(shù)才能正確安裝。

（3）承重因素：檔案庫樓面均布荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于5kN/㎡，采用密集架時(shí)不應(yīng)小于12kN/㎡。以保障其在使用過程中不會(huì)發(fā)生倒塌或其他安全事故。

檔案密集架的使用注意事項(xiàng)有：

（1）應(yīng)避免放置超重的物品，以免損壞檔案密集架；

（2）應(yīng)避免長期存放潮濕物品，以免造成腐蝕；

（3）應(yīng)避免放置易燃物品，以免造成火災(zāi)；

（4）應(yīng)定期清潔和維護(hù)檔案密集架，以保持其正常使用狀態(tài)。

特殊載體檔案一般是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實(shí)物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。對(duì)于光盤、計(jì)算機(jī)磁帶等特殊載體檔案，針對(duì)記錄內(nèi)容、記錄內(nèi)容產(chǎn)生過程及相應(yīng)支持軟硬件的“文字說明”是不可缺少的部分。

特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關(guān)主題內(nèi)容的紙質(zhì)檔案密不可分，但在整理時(shí)為了便于保管和利用，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號(hào)的方式來與相關(guān)主題的紙質(zhì)檔案進(jìn)行鏈接，維護(hù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。

特殊載體檔案按不同載體形式分成：照片檔案、光盤檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、實(shí)物檔案等。

（1）普通照片：是指企事業(yè)單位在生產(chǎn)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的，主要由照片（底片）及文字說明構(gòu)成?，F(xiàn)階段我們說的照片檔案主要以這種形式為主。

（2）數(shù)碼照片：數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

光盤（CD、VCD、DVD）是一種光學(xué)存儲(chǔ)器，激光束通過在光盤記錄介質(zhì)上形成長短不同的熔坑來記錄信息。

可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數(shù)字磁帶和儀用磁帶等四類。

磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。

膠片檔案是利用膠片上的感光材料，把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上。

包括證書、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章等。

防磁柜針對(duì)外部磁場(chǎng)過大，熱源太強(qiáng)或有強(qiáng)烈震源等原因引起的資料消磁現(xiàn)象，采用優(yōu)質(zhì)冷軋鋼板，內(nèi)部專業(yè)防磁構(gòu)造設(shè)計(jì)，能有效的屏蔽磁場(chǎng)，阻隔熱源，從而使音帶、 磁帶 、錄影帶、磁盤等資料的存放更安全可靠。

實(shí)物展示柜是一種重要的陳列和展示工具，具有展示實(shí)物、保護(hù)實(shí)物、增加產(chǎn)品陳列效果、提升品牌形象和提高藝術(shù)品展示效果等多種作用和用途?？舍槍?duì)證書、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章等實(shí)物檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。

實(shí)物檔案密集架是針對(duì)實(shí)物檔案的功能和特點(diǎn)定制設(shè)計(jì)開發(fā)，方便各類載體保管的存儲(chǔ)設(shè)備，分別為獎(jiǎng)牌密集架、獎(jiǎng)杯密集架、書畫密集架、防磁柜密集架、底圖密集架等。

山東泰物公司自主研發(fā)的檔案庫房環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，已成功實(shí)施于全國超過100個(gè)檔案庫房項(xiàng)目。泰物致力于智能化檔案庫房的建設(shè)和管理，歡迎來電咨詢